Qualquer actividade empresarial tem a inequívoca necessidade de acompanhar a evolução da sua actividade, medir o grau de cumprimento dos objectivos fixados, sejam eles globais, sectoriais ou individuais e utilizar a mensuração da actividade para introduzir correcções às expectativas iniciais e definir novos caminhos e metas a atingir no futuro.
É incompreensível a ausência quer da definição de objectivos e de uma estratégia de negócio, quer de uma contínua avaliação e acompanhamento dos resultados obtidos. Este é um dos aspectos da gestão empresarial que mais contribui para o insucesso das Organizações. Infelizmente é um mal que se encontra na generalidade das PMEs portuguesas e que urge ultrapassar através da adequada preparação dos nossos empresários e empreendedores.
Urge a necessidade de introduzir novas metodologias na actividade corrente das empresas e simultaneamente fazer a sua associação a uma técnica recente de gestão empresarial, já fortemente utilizada nos países de expressão anglo-saxónica nomeadamente os EUA, que se traduz por Gestão de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management no original)
A sua utilização em Portugal é ainda muito restrita, começando a dar os primeiros passos por via do desenvolvimento dos sectores de gestão de qualidade ou de metodologias como a Qualidade Total ou Six Sigma.
Os conceitos associados ao BPM (Business Process Management)
O BPM (Business Process Management) está intrinsecamente ligado ao conceito de processo. O conceito de BPM surgiu no início do século XXI nos Estados Unidos e resultou como uma evolução de modelos que igualmente estavam suportados em processos, como a Gestão pela Qualidade Total, Reengenharia de Processos e Six Sigma.
O BPM implica um contínuo compromisso com a organização e o permanente envolvimento na gestão dos processos organizacionais. Compreende a modelação, análise, desenho adequado e em profundidade dos processos, bem como a medição da performance e continuada adequação dos processos. Este nível de intervenção requer ao longo do tempo um retorno sistemático de informação de forma a assegurar que os processos de negócio estão alinhados com a estratégia e atingem os resultados que são previamente estabelecidos.
Para descrever “Business Process Management” (BPM) seguimos a definição utilizada pela Association of Business Process Management Professionals (ABPMP):
“é uma abordagem metodológica que identifica, desenha, executa, documenta, mede, monitoriza e controla processos de negócio, quer sejam automatizados ou não automatizados, para atingir de forma consistente os objectivos definidos em conformidade com as metas estratégicas estabelecidas na Organização.”
O BPM veio a definir-se como uma técnica de gestão empresarial suportada numa categoria de sistemas focada na melhor rentabilização dos recursos disponibilizados e na sua mensuração através da aplicação de técnicas que permitem o acompanhamento detalhado dos níveis de produção atingidos em cada sector, até à célula básica de actividade e do grau de cumprimento dos objectivos fixados. O aparecimento do BPM resultou igualmente por efeito da implementação generalizada de sistemas integrados de gestão (ERP - Enterprise Resource Planning).
Estes ERPs têm uma cobertura generalizada sobre todos os sectores de actividade, tendo como objectivo facilitar e agilizar a circulação da informação entre as diferentes áreas de forma fluida que optimize a utilização dos recursos existentes. A sua implementação deverá estar sujeita ao domínio dos processos existentes que, por não serem devidamente optimizados dão origem a uma infinidade de regras, cuja alteração é demorada, requerendo pessoal especializado, de TI.
O desenho dos processos feitos através do BPM irá suportar a construção dos sistemas de TI adequados à realidade da estrutura organizativa da empresa, não sendo as tecnologias informáticas encaradas como um fim em si, mas um meio, um recurso facilitador da actividade. Apesar da tendência generalizada para encarar as TI como algo capaz de “curar” todos em males que a empresa pode sofrer, a realidade é muito distinta, sendo indispensável reconhecer onde as TI são necessárias e onde não criam qualquer valor para a Organização.
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